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El módulo ofrece soluciones a empresas de todo tipo, tanto a aquellas que tienen la gestión de inmuebles como actividad principal, como a otras en las que, sin ser esa gestión el corazón de su negocio, este descansa en la utilización de espacios que, por su relevancia en costes, es importante gestionar adecuadamente, persiguiendo su optimización y la racionalización del gasto, e incluso la obtención de una fuente adicional de ingresos
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La implementación se realizó en menos de tres meses en estrecha colaboración con el equipo interno de SAP de Perfumería Júlia, que al final del proyecto disponía ya de total autonomía para el mantenimiento del módulo
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SAP Real Estate Flexible da cobertura a todos los procesos de gestión de inmuebles y contratos dentro del sistema, reduciendo las tareas manuales y mejorando la calidad y disponibilidad de los datos. Todo ello redunda en la agilización de la toma de decisiones, en la mejora de la productividad y en la optimización de los costes
La implantación por parte de LOYIC del módulo de SAP Flexible Real Estate Management (RE-FX) en la empresa Perfumería Júlia refleja cómo con una inversión moderada para optimizar la gestión de los activos inmobiliarios se puede obtener un elevado retorno en un corto espacio de tiempo.
Historia de Júlia y antecedentes del proyecto
Perfumería Júlia nace en 1939, cuando una jovencísima Júlia Bonet (17 años) abrió una peluquería en los bajos de su casa en Escaldes-Engordany. Para adquirir las últimas novedades en perfumería, Bonet solía viajar a Toulouse (Francia). Eran tiempos difíciles y esta era la única manera de hacerse con los cosméticos más exclusivos para sus clientes. Así nació una cadena que, apoyada en esos mismos valores de cuidar el servicio y de ofrecer siempre los mejores productos, ha logrado ya una red de más de 70 establecimientos repartidos por Andorra y España.
Los últimos años Júlia se ha volcado en una nueva estrategia de negocio: los Centros Júlia, espacios amplios dedicados al bienestar y la belleza integrales: perfumería, farmacia, peluquería, estética, cafetería... Esto ha hecho que sus necesidades inmobiliarias adquieran volumen y complejidad, hasta el punto de valorar apoyarse en una herramienta como SAP RE-FX que le facilite el control detallado de los ingresos y gastos asociados a esos activos.
SAP RE-FX, una solución para la gestión ‘end to end’
El módulo de administración flexible de bienes inmuebles de SAP (SAP RE-FX por sus siglas en inglés; o SAP Real Estate; o SAP Real Estate Flexible) es la solución para la gestión ‘end to end’ de activos inmobiliarios. SAP RE-FX forma parte del Área de Finanzas (FI) de SAP, por lo que se integra totalmente con la contabilidad financiera y analítica. Soporta los procesos de alquiler, tanto la toma en alquiler como la cesión en alquiler; los procesos de compraventa; y los procesos de uso propio. También soporta los procesos asociados a la toma y prestación de servicios. Adicionalmente da cobertura a IFRS 16, la nueva norma estándar contable internacional que entró en vigor el pasado 1 de enero de 2019 y que afecta a los contratos de arrendamiento.
Una de las principales virtudes de SAP RE-FX es su escalabilidad tanto en funcionalidad como en volumen de datos, lo que le permite ofrecer cobertura a todo tipo de industrias y sectores, desde aquellos en los que la gestión de bienes inmuebles es la actividad principal, hasta otros en los que los activos inmobiliarios son una commodity.
SAP RE-FX se licencia de forma separada y su coste se cubre ampliamente por:
- El incremento en la productividad de las distintas áreas de negocio.
- Por el ahorro derivado del mejor control de los costes de alquiler de los inmuebles tomados en arrendamiento, así como de los gastos recurrentes asociados a los inmuebles en propiedad.
SAP RE-FX en Perfumería Júlia
El caso de Perfumería Júlia ilustra a la perfección la escalabilidad de SAP Real Estate. Al disponer ya de SAP como sistema de gestión, la lógica imponía implementar el módulo Real Estate Flexible para el control de los activos, evitando así el desarrollo de interfaces en caso de recurrir a otras herramientas.
Con SAP Real Estate, al tiempo que se reduce la realización de tareas manuales (ya sea en herramientas de Office o desde el módulo SAP FI), se da cobertura, de forma masiva si se desea, a todos los procesos de negocio dentro del sistema. Además, se mejoran también la calidad y la disponibilidad de la información y, como consecuencia de todo ello, se agiliza la toma de decisiones.
SAP Real Estate se integra con, entre otros, los módulos de Activos Fijos (FI-AA), Proyectos (PS) y Mantenimiento (EAM), de tal forma que permite obtener una visión de 360º de los inmuebles. La integración se puede implementar de forma escalonada, a medida que se vayan incrementando las necesidades del área de negocio.
Perfumería Júlia dispone de:
- Inmuebles arrendados a terceros: locales a pie de calle, centros comerciales, ‘córneres’ en grandes almacenes, oficinas, centros logísticos...
- Inmuebles en propiedad cedidos en arrendamiento a terceros: locales, oficinas, viviendas…
- Inmuebles en uso propio: locales, oficinas…
La implementación en Júlia de SAP Real Estate Flexible se realizó en menos de tres meses, desde la toma de requerimientos inicial hasta la primera facturación de alquileres.
Se trabajó en estrecha colaboración con el equipo interno de SAP de Júlia, y al final del proyecto estos profesionales habían adquirido los conocimientos necesarios sobre el módulo y disponían de total autonomía para su mantenimiento. Así lo prueba el hecho de que se encargaran ellos mismos, sin ningún tipo de soporte técnico por parte de LOYIC, de ejecutar las adaptaciones necesarias derivadas de la pandemia por la enfermedad Covid-19, como la bonificación (no cobro) del alquiler a empresas cuyas actividades se encontraran suspendidas.
Conclusiones
Perfumería Júlia es un claro ejemplo de la flexibilidad del módulo de SAP Real Estate. La firma andorrana cuenta con una cartera de activos inmobiliarios diversificada que, sin ser el ‘core’ de su negocio, sí supone un coste importante y, de forma colateral, también una fuente de ingresos. De ahí la relevancia de contar con una buena herramienta para la gestión de esos inmuebles.
Con Real Estate Flexible, Perfumería Júlia tiene el detalle de:
- Patrimonio en propiedad, aprovechamiento, etcétera.
- Los gastos asociados a los contratos de toma en arrendamiento.
- Los ingresos asociados a los contratos de cesión en arrendamiento.